¿Sabías que el fichaje digital será obligatorio en este 2025?

A partir de este año, todas las empresas en España estarán obligadas a registrar la jornada laboral de sus empleados mediante un sistema digital. Si tu empresa todavía utiliza papel o Excel, es momento de actualizarse, ya que estos métodos dejarán de ser válidos según la nueva normativa.

Esta medida busca garantizar la transparencia en la jornada laboral, evitar fraudes y mejorar la eficiencia de las empresas. Y sí, también afecta a comerciantes y teletrabajadores.

Pero ¿Qué implica realmente esta nueva ley? ¿Qué cambios introduce? ¡Sigue leyendo y descubre todo lo que necesitas saber!

¿Qué es la nueva ley de control horario digital obligatorio en 2025?

El anteproyecto de ley laboral 2024 introduce cambios significativos en la regulación de la jornada laboral en España. La principal novedad es la prohibición del registro horario en papel y Excel, obligando a todas las empresas a implantar un sistema de fichaje digital homologado que garantice la trazabilidad, seguridad y acceso remoto a la Inspección de Trabajo.

¿Cuándo entra en vigor?

• Finales de 2024: Aprobación del reglamento que especificará los requisitos del sistema de fichaje digital.
• 2025: Obligación de implementar un control horario digital.
• 2025: Reducción de la jornada laboral a 38,5 horas semanales.
• 2026: Nueva reducción de jornada a 37,5 horas semanales sin reducción salarial.

El objetivo de la norma es claro: controlar las horas trabajadas de manera segura, eliminar fraudes y garantizar la transparencia laboral.

¿Quiénes deben cumplir con el fichaje digital obligatorio?

Si tienes una empresa en España, estás obligado a implementar un sistema de registro horario digital. La nueva normativa afecta a todos los sectores y tamaños de empresa.

Sectores y trabajadores obligados a fichar digitalmente en 2025:

• Oficinas y grandes empresas: Todas las empresas con empleados en oficina.
• Comercios y pequeños negocios: Tiendas, restaurantes, supermercados, etc.
• Empresas de transporte público: Control horario obligatorio para conductores y personal de servicio.
• Teletrabajadores y empleados móviles (comerciales, repartidores, etc.).
• Jornadas parciales y flexibles (la falta de registro podrá interpretarse como jornada completa).

OJO: Solo quedarán exentos los altos directivos y trabajadores con un pacto de disponibilidad horaria especificado en su contrato.

Detalles del nuevo registro horario digital obligatorio

La nueva normativa establece que el registro horario debe ser digital, seguro y accesible en todo momento para la Inspección de Trabajo.

¿Cómo funcionará el control horario digital?

• Fichaje desde cualquier dispositivo: Ordenador, móvil, tablet o terminal con huella dactilar.
• Accesibilidad y transparencia: Los empleados podrán consultar y gestionar sus horarios.
• Conservación de registros durante 4 años, accesibles para la Inspección de Trabajo.
• Auditorías en tiempo real: Los inspectores laborales podrán verificar los registros sin necesidad de desplazarse.

Tiempo efectivo de trabajo y contratos a tiempo parcial

• Todas las horas entre el fichaje de entrada y salida contarán como tiempo efectivo de trabajo.
• Las horas extras deberán estar debidamente registradas y remuneradas.
• Si no hay registro de jornada en un contrato a tiempo parcial, se asumirá que el trabajador está a jornada completa.

¿Por qué se prohíbe fichar en papel o con Excel?

Hasta ahora, muchas empresas registraban las horas trabajadas en papel o mediante hojas de Excel. Sin embargo, la nueva normativa considera estos sistemas ineficaces y poco seguros, lo que ha llevado a su prohibición. Estas son las razones:

• Falta de seguridad: Los registros pueden ser alterados fácilmente.
• No es válido legalmente: No cumplen con los nuevos requisitos de trazabilidad y automatización.
• Acceso y control limitados: No permiten la verificación en tiempo real por la Inspección de Trabajo.
• Pérdida de documentos: Los registros en papel pueden deteriorarse, perderse o ser manipulados con facilidad.

Multas y sanciones: ¡Hasta 10.000€ por trabajador!

No cumplir con la ley de fichaje digital obligatorio puede costarle caro a tu empresa. Estas son las sanciones previstas:

Tipos de infracciones y sanciones:

• Leves: Errores menores en los registros. Multas de 60 a 625€.
• Graves: No registrar la jornada o usar sistemas no homologados. Multas entre 626€ y 6.250€.
• Muy graves: Ocultar o falsear datos de jornada laboral. Multas de hasta 10.000€ por trabajador.

Consecuencia adicional: Si el registro horario es deficiente en empleados a jornada parcial, la ley presumirá que trabajan a jornada completa y la empresa deberá pagarles en consecuencia.

Beneficios de implantar un sistema de control horario digital

• Cumple con la normativa: Olvídate de sanciones y asegúrate de que tu empresa está alineada con la legislación.
• Eficiencia y reducción de errores: Registros automáticos y precisos, sin necesidad de introducir manualmente las horas trabajadas.
• Acceso remoto para auditorías: La Inspección de Trabajo puede verificar los datos sin interrumpir tu operativa.
• Optimiza la gestión del tiempo y los turnos: Mejor distribución de horarios y carga laboral más equitativa.
• Asegura la remuneración justa: Evita malentendidos con los empleados en relación con horas extras.
• Evita sanciones y problemas legales: Multas de hasta 10.000€ por incumplimiento.
• Mejora la competitividad y la imagen de tu empresa al apostar por la transparencia y el cumplimiento legal.

¿Cómo implementar un sistema de control horario digital fácilmente?

Para garantizar el cumplimiento normativo antes de 2025, sigue estos pasos:

1. Evalúa las necesidades de tu empresa según horarios y tipo de empleados.
2. Elige un software de fichaje digital homologado, con seguridad, accesibilidad y generación de informes.
3. Configura un sistema de fichaje accesible para todos los trabajadores, incluyendo comerciales y teletrabajadores.
4. Capacita a tu equipo, asegurando que RRHH y empleados comprendan el nuevo sistema.
5. Realiza auditorías periódicas para detectar y corregir posibles errores.

¿Cómo puede ayudarte Inncloud Control Horario?

Inncloud es un software de control horario digital que te ayuda a cumplir con la nueva normativa de fichaje obligatorio 2025 y a optimizar la gestión del tiempo en tu empresa. Con tecnología avanzada y soporte personalizado, Inncloud te ofrece:

• Registro de jornada automatizado con móvil, QR o PC.
• Control y seguimiento en tiempo real, accesible para la Inspección de Trabajo.
• Seguridad y trazabilidad con almacenamiento seguro de registros durante 4 años.
• Control de horas extra y turnos flexibles sin errores ni manipulaciones.
• Generación de informes automáticos sobre horas trabajadas y extras.
• Optimización de procesos para mejorar la eficiencia y productividad de tu empresa.
• Compatible con todo tipo de empresas y sectores.

Conclusión

El control horario digital obligatorio en 2025 marca un antes y un después en la gestión del tiempo de trabajo en España. Con la eliminación del fichaje en papel y Excel, las empresas deben adaptarse a los nuevos requisitos legales para evitar sanciones y mejorar su organización interna.

Un software de control horario homologado no solo garantiza el cumplimiento de la normativa, sino que también optimiza la gestión del tiempo de trabajo, aumenta la productividad y facilita la toma de decisiones basada en datos precisos.

No esperes al último momento para cumplir con la nueva ley. Evalúa tu sistema de fichaje actual y elige una solución digital que te permita cumplir con la normativa de manera sencilla y eficaz.

Y si tienes dudas, en ponte en contacto con nosotros.  En Innova Consult llevamos más de 15 años trabajando codo con codo con empresas para ayudarles a impulsar su negocio y mejorar la calidad de todos sus procesos.